Większość przedsiębiorców i duża część konsumentów rozróżnia dwa pojęcia – zadatku i zaliczki. Jak to jednak zazwyczaj bywa, diabeł tkwi w szczegółach, a wybór jednej z powyższych instytucji prawa cywilnego może być źródłem kosztownej nauki.
W dużym uproszczeniu, zarówno zaliczka jak i zadatek są formą zabezpieczenia realizacji transakcji, w ramach którego nabywca rzeczy lub usługi zobowiązuje się wpłacić umówioną sumę pieniężną na poczet świadczenia, które otrzyma w przyszłości. Innymi słowy, wpłacając zaliczkę lub zadatek obie strony umowy potwierdzają w ten sposób wolę jej zawarcia, która z różnych przyczyn nie może dojść do skutku w danym czasie.
Zadatek i zaliczka wykorzystywane są nierzadko w transakcjach sprzedaży nieruchomości, pojazdów, czy nabywania usług wymagających przygotowania lub zamówionych na określony dzień.
Różnice między wymienionymi formami zabezpieczenia zaczynają się w sytuacji nie dojścia do skutku uzgodnionej transakcji. Zaliczka bowiem, niezależnie od przyczyn niezrealizowania umowy, zawsze podlega zwrotowi. Zadatek z kolei uregulowany w art. 394 Kodeksu cywilnego jedynie pod pewnymi warunkami.
1. W razie dojścia do skutku umowy i jej wykonania, zadatek ulega zaliczenia na poczet płatności, którą dający zadatek zobowiązał się uiścić.
2. W przypadku niewykonania umowy przez jedną ze stron druga może zadatek zatrzymać – jeżeli go otrzymała, a ta która go wpłaciła może żądać zapłaty podwójnej wartości uiszczonego zadatku.
3. Zadatek podlega zwrotowi w sytuacjach: zgodnego rozwiązania umowy przez obie strony, niedojścia do skutku umowy z przyczyn niezależnych od żadnej ze stron lub z przyczyn zależnych od obu stron umowy.
Zadatek może być zatem skuteczną formą zabezpieczenia transakcji i jest chętnie wykorzystywany przez przedsiębiorców. Z jednej strony stanowi barierę przed nieprzemyślaną rezerwacją towaru, czy terminu realizacji usługi, a z drugiej jest rekompensatą dla sprzedającego, który nierzadko musi ponieść koszty związane z przygotowaniem do zawarcia transakcji.
Tu pojawia się pokusa, aby żądać zadatku o wysokiej wartości. Spotkałem się już z sytuacjami, w których przedsiębiorca - określając zadatek na przykład na poziomie 50% - z przyczyn leżących po jego stronie nie jest w stanie spełnić świadczenia w terminie. Są to zazwyczaj problemy z pracownikami, trudnymi do przewidzenia awariami sprzętu lub inne, wydawałoby się normalne, sytuacje zdarzające się w prowadzeniu działalności gospodarczej. Klient rozróżniający pojęcia zadatku i zaliczki, kuszony możliwością uzyskania zadatku w podwójnej wysokości, nie jest skory do ustępstw i chętnie uzyska świadczenie zwrotowe i wybierze - co gorsza - produkt konkurencji.
W swojej praktyce staram się uświadomić przedsiębiorców, że żądanie zadatku o wysokiej wartości wysokości może stanowić miecz obosieczny. Najwłaściwszym, według mnie, jest takie ustalenie wartości zadatku, które albo ledwie pokryje koszty związane z przygotowaniem do zawarcia transakcji, albo - wobec braku takich kosztów - będzie co najwyżej równe oczekiwanej marży. Wszystko po to, aby w przypadku wystąpienia przejściowych problemów po stronie przedsiębiorcy mógł on z łatwością przełknąć gorzką pigułkę związaną z koniecznością zwrotu zadatku w podwójnej wysokości, bez narażania się na długotrwały spór z klientem i próbę wykazywania okoliczności, które nie leżą po stronie przedsiębiorcy, jako przyczyny braku realizacji transakcji i narażenia się na negatywne opinie, tak ważne w dzisiejszym, zdigitalizowanym świecie.